Laiko planavimo technikos: kaip jas naudoti ir kuo jos skiriasi?

Dauguma mūsų savo darbus vienaip ar kitaip planuojame. Kartais tiesiog reaguojame į skubius darbus ir „gesiname gaisrus“, o kartais dirbame užsisukę rutinoje. Jei jaučiate, jog dažnai vėluojate atlikti užduotis, negalite susikaupti – išbandykite laiko planavimo technikas ir pasiekite aukščiausią savo produktyvumo lygį. Dalinuosi populiariausiomis laiko planavimo technikomis: pagrindiniais privalumais ir skirtumais.

Pomodoro technika

Naudojant šią techniką, visus darbus ir užduotis reikia padalinti tiksliais intervalais. Dažniausiai tai yra po 25 min. Po jų daromos trumpos pertraukėlės.

Pagrindiniai privalumai: padeda išlaikyti koncentraciją ir išvengti perdegimo.

Kaip naudoti? Nustatykite laikmatį 25 minutėms, atlikite užduotį visiškai susikaupę, tada padarykite 5 minučių pertrauką. Po keturių ciklų padarykite ilgesnę 15-30 minučių pertrauką.

Eizenhauerio matrica (skubu-svarbu matrica)

Naudojant šią techniką, užduotys suskirstomos į keturis kvadratus pagal skubumą ir svarbą.

Pagrindiniai privalumai: padeda efektyviai nustatyti užduočių prioritetus ir sumažina laiką praleidžiamą atliekant nesvarbias užduotis.

Kaip naudoti? Užsirašykite visas turimas užduotis ir suskirstykite jas į vieną iš 4 kvadratų: skubios ir svarbio, svarbios – neskubios, skubios ir nesvarbios, nei skubios, nei svarbios.

Laiko blokai

Naudojant šią techniką, dienos darbai suskirstomi laiko blokais. Tai padeda išlaikyti dėmesį ir susifokusuoti ties tam tikra užduotimi. Laikui pasibaigus – daroma pertrauka ir imamasi naujos užduoties.

Pagrindiniai privalumai: padidina koncentraciją ir padeda efektyviai paskirstyti laiką įvairioms užduotims atlikti.

Kaip naudoti? Susirašykite darbus ir juos suskirstykite į laiko blokus. Nepamirškite pertraukų.

Suvalgyk varlę

Naudojant šią techniką pradėjus dienos darbus, pirmiausia sprendžiama sunkiausia arba mažiausiai maloni užduotis.

Pagrindiniai privalumai: padidina produktyvumą sprendžiant svarbiausią užduotį, kai dar turite daug energijos ir valios.

Kaip naudoti? Išsigryninkite savo sudėtingiausią užduotį ir kiekvieną dieną ją įsirašykite kaip nr. 1 darbų sąraše.

Dviejų minučių taisyklė

Ši technika labiau tampa gyvenimo būdu. Jos principas: jei užduočiai atlikti reikia mažiau nei dviejų minučių, ją atlik nedelsiant.

Pagrindinis privalumas: iš besisukančio darbų sąrašo galvoje iškart išbraukiamos smulkios užduotys.

Kaip naudoti? Stebėkite savo užduotis ir, jei jai atlikti (pvz., trumpas skambutis, el. laiško atrašymas, lėkštės išplovimas ir pan.), reikia vos 2 min. ar mažiau – nedelsiant ją atlikite.

Užduočių grupavimas

Naudojant šią techniką, reikia sugrupuoti panašias užduotis ir jas atlikti tam skirtuose laiko blokuose. Pavyzdžiui, X val. susirinkimai, X val. tekstų rašymas, X val. visų el. laiškų susitvarkymas ir pan.

Pagrindiniai privalumai: sumažina laiko norint „persijungti“ tarp užduočių trukmę, leidžia susikoncentruoti, padidina pasikartojančių užduočių efektyvumą.

Kaip naudoti? Nustatykite užduotis, kurias galima sugrupuoti (pvz., el. pašto atsakymai, telefono skambučiai) ir paskirkite konkrečius laiko blokus joms atlikti.

Pasirinkite laiko valdymo techniką, atitinkančią jūsų gyvenimo būdą ir darbo stilių. Jūs netgi galite derinti skirtingų technikų elementus, kad sukurtumėte individualią laiko valdymo sistemą. Atminkite, kad nuoseklumas ir prisitaikymas yra sėkmingo laiko valdymo pagrindas.

Nori būti produktyvesniu ir įgyvendinti savo tikslus? 🤐 Pasiekti jas tau gali padėti šie seik.lt produktai: